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Avocats

La tenue de votre livre de société

Alexandra Pilote, Avocate
30 octobre 2018

La société par actions est une personne morale qui doit respecter différentes exigences légales en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises et de la Loi sur les sociétés par actions ou de la Loi canadienne sur les sociétés par actions.

La société doit notamment tenir un livre où figurent notamment les documents suivants :

  • les statuts de constitution, de modification et de fusion, le cas échéant ;
  • le règlement intérieur ;
  • la convention unanime des actionnaires ;
  • les procès-verbaux des assemblées et réunions et les résolutions des actionnaires et des administrateurs ;
  • les nom et domicile des administrateurs en indiquant, pour chacun, les dates de commencement et de fin de leur mandat ; et
  • le registre des valeurs mobilières.

De plus, la société par actions est une personne morale distincte de ses administrateurs et de ses actionnaires et elle s’exprime par écrit. Chaque décision prise par la société doit donc être consignée dans ce qu’on appelle les résolutions. Chaque année, les administrateurs et les actionnaires doivent adopter les états financiers, nommer les administrateurs et les dirigeants, prendre la décision de nommer ou de ne pas nommer de vérificateur ou de nommer un comptable professionnel agréé, selon le cas, et ce, par le biais de l’adoption de résolutions annuelles.

L’importance de bien tenir son livre de société se concrétise dans plusieurs contextes. Que ce soit lors d’une vente ou d’une réorganisation, lors de l’intégration d’une relève, de l’obtention d’un financement ou encore d’une vérification par les autorités fiscales, un livre qui a été tenu rigoureusement au fil du temps prendra toute sa valeur. À l’occasion d’une des situations énoncées ci-dessus, le juriste effectue un examen du livre corporatif de la société en question.  Un livre qui a été négligé au fil des années devra être reconstitué et puisque la mémoire est une faculté qui oublie, le travail de recherche pour retrouver une information juste et fiable pourrait s’avérer fort complexe.

Comme vous êtes occupés à faire fleurir votre entreprise, vous n’avez probablement pas le temps ni l’envie de vous charger de la mise à jour de vos livres. C’est pourquoi nous pouvons nous en charger pour vous. Nous nous occupons de :

  • Rencontrer annuellement le client pour valider les informations à mettre à jour ;
  • Communiquer avec le comptable de la Société pour la mise à jour annuelle ;
  • Rédiger les résolutions requises et mettre à jour les registres ;
  • Conserver le livre de société dans un endroit sécuritaire ;
  • Produire un livre de société électronique pouvant être consulté en ligne dans un environnement sécurisé.